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“新冠肺炎“疫情下以远程通讯方式召开公司三会的 法律实务操作建议
2020-02-14
[摘要] 受“新冠肺炎”疫情爆发的影响,全国各地均采取了减少人员流动甚至自行隔离的预防措施。在这种情况下,公司如何合法合规地召开股东会/股东大会、董事会、监事会(前述合称“三会”)便成为了公司及股东所关心的问题之一。(作者:张楠 周澍)

一、疫情之下,是否可以不召开三会会议而直接作出三会决定?

根据《最高人民法院关于适用<中华人民共和国公司法>若干问题的规定(四)》(以下简称“司法解释四”)第五条规定:“股东会或者股东大会、董事会决议存在下列情形之一,当事人主张决议不成立的,人民法院应当予以支持:(一)公司未召开会议的,但依据公司法第三十七条第二款或者公司章程规定可以不召开股东会或者股东大会而直接作出决定,并由全体股东在决定文件上签名、盖章的除外;(二)会议未对决议事项进行表决的;(三)出席会议的人数或者股东所持表决权不符合公司法或者公司章程规定的;(四)会议的表决结果未达到公司法或者公司章程规定的通过比例的;(五)导致决议不成立的其他情形。”

由此可见,若未满足司法解释四所述条件,不召开会议而直接作出决定可能导致决议不成立。


二、公司以通讯方式召开三会的法律渊源

《中华人民共和国公司法》(以下简称“公司法”)中并未针对有限责任公司和股份有限公司(包括公众类和非公众类)三会的通知方式、参会方式、表决方式(前述统称为“召开方式”)作出规定。

由中国证券监督管理委员会发布的《上市公司治理准则》、《上市公司股东大会规则》等针对公众类股份有限公司的规范性文件中,鼓励“股东大会会议应当设置会场,以现场会议与网络投票相结合的方式召开。现场会议时间、地点的选择应当便于股东参加。上市公司应当保证股东大会会议合法、有效,为股东参加会议提供便利。股东大会应当给予每个提案合理的讨论时间。”、“股东大会应当设置会场,以现场会议形式召开,并应当按照法律、行政法规、中国证监会或公司章程的规定,采用安全、经济、便捷的网络和其他方式为股东参加股东大会提供便利。股东通过上述方式参加股东大会的视为出席”。

对此我们认为,上述规定虽针对公众公司特别是上市公司,但非公众类公司亦可参考前述方式利用现代通讯手段召开三会,例如远程视频会议、电话会议就是召开三会的适当手段。我们建议公司在本次疫情期间采取通讯手段召开三会时,在会议记录和决议中对于通讯手段召开方式予以具体约定和记录,并可以在疫情结束后通过《公司章程》、《股东大会(或股东会)议事规则》、《董事会议事规则》、《监事会议事规则》等三会制度进行约定,以便于公司将来持续灵活运用该等会议召开方式。


三、采用通讯方式召开三会的注意事项

◆合法性

以何种方式召开三会属于公司的自治事务范畴,《公司法》并未具体规定亦未禁止,应当由公司章程自行约定甚至特殊情况下单次股东会召开时由股东予以临时约定选择,例如:“股东大会以现场会议形式召开,公司将设置会场;公司还将提供通讯方式(包括但不限于视频会议、电话会议)或其他方式为股东参加股东大会提供便利。股东通过上述方式参加股东大会的,均视为出席”、“表决方式可选择现场、通讯或其他表决方式中的一种”。

未经公司章程约定或单次股东会决议而擅自采用通讯方式参与会议存在被视为“未出席”、“未表决”的风险,且属于《公司法》第二十二条第二款“股东会或者股东大会、董事会的会议召集程序、表决方式违反法律、行政法规或者公司章程,或者决议内容违反公司章程的,股东可以自决议作出之日起六十日内,请求人民法院撤销”规定的情形,可能导致决议被撤销。

◆以通讯手段召开公司三会时应保存必要文件,包括但不限于会议记录、表决票、决议等。

《公司法》第四十一条第二款规定:“股东会应当对所议事项的决定作成会议记录,出席会议的股东应当在会议记录上签名。”第四十八条第二款规定:“董事会应当对所议事项的决定作成会议记录,出席会议的董事应当在会议记录上签名。”第五十五条第四款规定:“监事会应当对所议事项的决定作成会议记录,出席会议的监事应当在会议记录上签名。”

虽然《公司法》并未对公司不制作会议记录设定后果,即没有会议记录并不直接导致决议无效、不成立或被撤销,但为了证明会议召开的真实性以及参会人员意思表示的真实性,我们建议公司召开三会会议时制作会议记录并由出席会议的人员签名;以通讯方式参加会议、进行表决的过程也应一并由会议记录人予以书面记录。该种记录可通过文字描述的形式,例如在书面会议记录上写明:“**股东以通讯方式(会议现场视频接入)出席本次大会”、“**股东以通讯方式(会议现场视频接入)进行表决”。我们特别建议公司应将参会和表决过程用音频录制、视频录制等电子数据文件形式保存,并作为会议记录的一部分予以妥善保管。

股东、董事、监事以通讯方式参与会议与其签署会议文件之间并不存在冲突,我们建议在公司章程或单次股东会决议中约定“股东/董事/监事以通讯方式参加会议并进行表决的,会后由参加会议的股东/董事/监事在决议上签字”以确保会议过程、表决事项、表决结果等内容以书面的形式固定下来。该等决议可以在会议结束后以快递传签甚至在疫情稳定后补签的方式签署。

另,无论股东/董事/监事以现场方式还是通讯方式进行表决,均可在公司章程或单次股东会决议中要求其签署纸质表决票作为会议文件留存在公司,参会人可通过快递或疫情稳定后提交给公司,但建议在会议召开时由参会人对表决票拍照并传送给会议记录人,公司应保存表决票的纸质书面及其电子数据文件。


四、公司召开三会的具体操作


综上,无论公司采取何种方式召开三会,均应严格依据相关法律、公司章程或股东会决议的规定或约定进行,避免因程序瑕疵导致决议不成立或被撤销的情况发生。